Opdrachtgever: Waterschap Rivierenland
Projectleiders: Bastiaan van Meeteren en Isa Roest
Wie: alle medewerkers van Waterschap Rivierenland
Wat: 12 Workshops Communicatieve vaardigheden
Waar: Tiel

Koen – Teamleider Plannen Midden “Ik ben te spreken over deze manier van leren. Het kost relatief weinig van mijn kostbare tijd en levert wat op. Het verbaasde me dat we in zo’n korte tijd, zo veel konden behandelen.”

Over Waterschap Rivierenland

Het rivierengebied is een van de mooiste gebieden van Nederland, tussen de grote rivieren vanaf de Duitse grens tot aan Dordrecht. Het Waterschap Rivierenland (WSRL) zorgt in dit gebied voor veilige dijken en schoon drinkwater.

Marij – Medewerker Geodata “Ik vond het inspirerende workshops waarbij ik mezelf meer bewust werd over de basiselementen van communicatieve vaardigheden. Dit kan ik goed gebruiken in de dagelijkse praktijk.”

Communicatieve vaardigheden

WSRL wilde alle medewerkers (ongeveer 750 mensen) de mogelijkheid bieden om zich te ontwikkelen op het gebied van communicatieve vaardigheden. Dit wilden zij bereiken door een pakket van verschillende, op zichzelf staande workshops aan te bieden, waarvoor men zich vrijwillig kan inschrijven en waarbij er geen limiet is voor het aantal inschrijvingen per persoon. Hierbij was de wens om leidinggevenden (60-80 mensen) apart te trainen van de medewerkers, om de drempel voor medewerkers om deel te nemen aan de workshops zo laag mogelijk te houden.
Als start van de reeks workshops wilde WSRL een startbijeenkomst voor alle leidinggevenden organiseren om hen een indruk te geven van de inhoud van de workshops en waarin hun rol in het trainingsproces wordt toegelicht.

Jarco – Senior Onderhoudsmedewerker “Door de workshops heb ik inzicht gekregen in of mijn eigen aanpak in gesprekken goed is, of juist beter kan. Ontwikkelen doe je vooral in de praktijk, maar deze workshops geven je wel handvatten om de goede aanpak te kiezen. Wanneer de mogelijkheid er is zal ik mezelf zeker weer een keer opgeven voor enkele workshops.”

De workshops in communicatieve vaardigheden moesten interactief zijn (veel doen) en niet langer dan 3 uur duren. WSRL begreep hierbij dat de onderwerpen in deze tijd niet uitputtend behandeld kunnen worden, het was echter de doelstelling om mensen te prikkelen en stimuleren om te leren en met meer zelfvertrouwen gesprekken te kunnen voeren.

Hilco – Maintenance Engineer “Ik heb vooral gesprekken achteraf geëvalueerd, en herken nu beter waarom de gesprekken een bepaalde richting in gingen. Dit is een leuke manier om communicatieve vaardigheden weer eens op te frissen. Het werkelijk oefenen, en geconfronteerd worden met je eigen manier van handelen in een gesprek is heel leerzaam. Je krijgt even een spiegel voorgehouden. Wat mij betreft zou je dit soort workshops periodiek moeten herhalen, om jezelf bewust te blijven van je manier van communiceren. De kleine kaartjes die tijdens de workshops worden uitgedeeld met de gespreksregels erop zijn handig. Als je nog nooit een workshop gesprekstechnieken hebt gehad, zou ik me wel voor kunnen stellen dat eenmalig 2,5 uur onvoldoende impact heeft.”

Zinvolle gesprekken voeren

Het workshoptraject werd gedoopt tot ‘zinvolle gesprekken voeren’, naar de wens van de leidinggevenden om gesprekken échter en daarmee zinvoller te maken. Het begon met de startbijeenkomst voor deze leidinggevenden in januari 2015.

Charles – Toezichthouder “Lekker niet te lang dan hou je beter de aandacht erbij.”

Als start van deze bijeenkomst werd de toenmalige Secretaris-directeur Eric Jongmans van WSRL plenair geïnterviewd, waarin de kerncompetenties van WSRL naar voren kwamen. De kerncompetenties zijn samenwerken, resultaatgerichtheid en klantgerichtheid. In dit interview kwam naar voren waarom alle leidinggevenden die dag bij elkaar waren voor de start van het workshoptraject.

Vervolgens konden de leidinggevenden in 3 ronden de workshops in communicatieve vaardigheden volgen die in de komende periode werden aangeboden aan alle medewerkers. Op deze manier kwamen zij in 1 middag in aanraking met de onderwerpen van de workshops en konden zij de manier van trainen ervaren van PAK Organisatieontwikkeling. Met deze ervaring konden zij hun medewerkers adviseren en enthousiasmeren om zich in te schrijven voor verschillende workshops.

Harold – CRK “Workshop als zeer positief ervaren. Heel veel praktijksituaties behandeld, zeer herkenbaar hoe het toch regelmatig fout verloopt in een gesprek. De tijd is precies goed. In de praktijk vraag ik met name bij collega’s nu beter door wat ze bedoelen. Niet zomaar iets veronderstellen. Dit geeft vaak een verkeerd beeld.”

De 12 workshops

De 12 workshops in communicatieve vaardigheden die de WSRL-medewerkers konden volgen bevatte de volgende gesprekstechnieken:

  • Begrijpen wij elkaar op basis van wederzijds begrip? Leren om balans te vinden tussen inhoud en relatie.
  • Hoe houd ik jouw in de flow? Coachend leiding leren geven.
  • Hoe objectief ben ik eigenlijk? Leren beoordelen.
  • Is dit een echt gesprek? Leren om werkelijk contact te maken met anderen.
  • Hoe maak ik het niet erger dan het is? Effectief slecht nieuwsgesprekken leren voeren.
  • Wat is je vraag? Leren omgaan met weerstand van anderen.
  • Heb je even voor mij? Leren doelgericht feedback te vragen.
  • Is afspraak bij ons afspraak? SMART afspraken leren maken.
  • Hoe krijg ik jou mee? Leren beïnvloeden, mensen in beweging krijgen.
  • Hoe zorg ik voor een win-win situatie? Duurzaam leren onderhandelen.
  • Loop jij een zinvol pad? Een loopbaangesprek leren voeren.

Suzanne – Gegevenseigenaar “Ik ben mijzelf meer bewust van de rollen van helper en aanklager. Ik heb in één situatie met een collega bewust beide rollen niet gepakt, terwijl dit wel mijn eerste reactie was. Ik herkende de situatie en heb gekozen voor een andere aanpak. Dit hielp niet alleen de situatie, maar ook mijzelf. Ook heb ik bij een andere collega, waar ik wat van gedaan moest krijgen, geprobeerd mee te krijgen door mijn manier van redeneren aan te passen op de manier waarop hij dingen ziet en zo geprobeerd mijn punt duidelijk te maken en samen wat te bereiken. Ik heb een aantal gesprekken anders aangepakt met iemand waarbij er weerstand was. Door met iemand mee te veren, te luisteren en te laten blijken dat ik diegene hoorde, nam de spanning af. Toen bleek dat niet ík, of ons werk het probleem waren, was het makkelijker om op de inhoudelijke oplossing te focussen.
Ik vind het fijn dat de workshops praktisch afgestemd zijn op zo’n kleine groep en de individuele behoeftes. De praktische instelling van de workshops maakt het gelijk toepasbaar. Fijn om kleine groepjes te hebben en zo direct betrokken te zijn en te kunnen oefenen. Veilige sfeer is dan belangrijk.”

Iedere week werden er 2 workshops gegeven, op vaste dagdelen per week: de dinsdagmiddag en de vrijdagochtend. Alle workshops duurden 2,5 uur, wat zorgde voor laagdrempelighei en structuur: altijd hetzelfde qua planning. Per workshop moesten er minimaal 5 deelnemers zijn en maximaal 8. Op deze manier kon PAK een hoge kwaliteit per workshop garanderen en behalen.

Gerard – Senior Projectadministrateur “Doordat de workshops van korte duur zijn blijft de focus op het doel van deze workshop en dwaal ik niet af.”

Vooraf, en bij aanvang van de workshop, konden de deelnemers hun leerdoelen kenbaar maken. De trainer maakte de workshop terplekke op maat. Onze trainers werken praktisch door de deelnemers in de doe-stand te zetten. Met hun ruime ervaring weten ze de intrinsieke motivatie van iedere deelnemer aan te wenden en in actie om te zetten. Ze nemen het woord trainer letterlijk: oefenmeester/begeleider van de oefeningen. ‘Practice what you preach’ staat hoog in het vaandel: ze zijn ervaringsdeskundige op de communicatieve vaardigheden waarin ze trainen. Dit genereerde acceptatie bij de deelnemers.

In de workshops kregen de deelnemers een spiekpasje (quick reference card) ter grootte van een bankpasje. Hierop staat de belangrijkste gesprekstechniek of een model voor effectief communiceren uit de workshop. Deze spiekpasjes zijn gemakkelijk mee te nemen en bij de hand te houden in gesprekken binnen WSRL.

Bastiaan van Meeteren en Isa Roest – Projectleiders en trainers PAK Organisatieontwikkeling

“We hebben genoten van de gemengde groepen; de groepen bevatte zowel ‘binnen’- als ‘buiten’medewerkers. Als het gaat om communicatieve vaardigheden leerden de buitenmedewerkers van de tact van de binnenmedewerkers en andersom van de directheid en beknoptheid. Om gesprekken zinvol te maken waren zelfvertrouwen en levenservaring doorslaggevend, meer dan cognitieve vaardigheden. De workshops brachten in onze ervaring ‘binnen’ en ‘buiten’ een stukje dichterbij elkaar. Zinvol!”

Pieter – Senior Adviseur Water en Ruimte / Projectleider Plannen “Prettige manier van trainen, omdat het 2,5 uur is geeft het niet meteen een grote druk op de agenda. De interactie is goed, ook voor het contact met andere collega’s.”

Remco – Teamleider Bedrijfsbureau afd. Beheer en Onderhoud “Ik vond de workshops erg goed, doordat we op veel punten als medewerkers al basiskennis hebben, kunnen we snel schakelen naar concrete leerpunten.”

Roel – Teamleider Rioolwaterzuivering “Ik ga door de workshops meer doorvragen naar achtergronden. Hierdoor wordt het duidelijker voor zowel de medewerker als mijzelf waarom er bepaalde keuzes worden gemaakt. De valkuil is dat je als leidinggevende denkt te weten hoe de medewerker erover denkt. Door meer door te vragen worden de redenen van de medewerker helder en ben je beter in staat om hierop in te spelen. De workshops zijn een goede manier van leren. Kort maar krachtig.”

Debbie –  Beleidsadviseur “Modulaire opbouw is goed omdat het dan sneller in je agenda past en het daardoor laagdrempelig is. Snelle manier om toch leerpunten op te pakken.”

Erik – Senior onderhoudsmedewerker “Wat ik ga toepassen? Het beschrijven van het gevoel van de ander in een gesprek omgaan met weerstand. Ik kreeg door het bespreken van het gevoel van de ander meer aandacht van betreffende persoon waardoor het probleem sneller was opgelost.”

Arjen  – Teamleider “Ik vind de workshops heel prettig. Door de workshops heb ik een medewerker van een andere afdeling aangesproken, dit begon stroef maar verliep daarna zeer voorspoedig. Naast de inhoudelijke training is ook de interactie met collega-leidinggevenden leuk en nuttig.”

Joris – Projectleider “De manier waarop de workshop wordt gehouden spreekt mij zeer aan. In korte tijd wordt er veel behandeld en ik ben mijzelf hierdoor weer bewust van verschillende manieren van communiceren. Sommige manieren van communiceren paste ik onbewust al toe maar het is efficiënter om dit bewust te doen en te weten dat er meer mogelijkheden zijn om je doel te bereiken.”

Cécile – Handhaver “In de praktijk probeer ik na de workshop in een gesprek te schakelen tussen inhoud, proces en relatie. En wanneer het schakelen me (nog) niet lukt kan ik het in ieder geval herkennen. Ik heb de workshops als zeer goed en prettig ervaren, goed toepasbaar in je dagelijks werk. Ik vind deze manier van leren perfect. Het is goed om dit in een klein gezelschap, intensief in 2,5 uur te kunnen doen.”

Erik – Projectleider “Belangrijk in mijn gesprekken met een Teamleider is, om vooral op de inhoud te blijven. De Teamleider is meer van de details, ik niet. Op de inhoud en het proces blijven zitten helpt daarbij erg. Isa is een kei. Goede interactie tussen deelnemers. Hoewel sommigen een ander beeld hebben bij de workshop en sommigen eigenlijk geen zin hebben. Ze weet deelnemers reacties te ontlokken en er iets mee te doen in de workshop. Zelf vind ik het prettig dat de workshops kort zijn: ervaringen/doel/verwachting, beetje theorie, oefenen en afsluiten. Prima.” 

Peter – Beleidsadviseur ICT “Ik vind de workshops communicatieve vaardigheden helemaal prima en bijzonder nuttig. Soms merk je dat de tijd krap is, maar dat dwingt je ook min of meer wel om het to the point te houden. Ondanks de lengte van de training, toch wel het een en ander van opgestoken.”

Meer weten over dit programma »