Training Verzuimgesprekken

We verzorgden een training Verzuimgesprekken voor Paswerk. Paswerk biedt werk aan ongeveer 1000 mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Deze mensen kunnen bij Paswerk ervaring opdoen en krijgen begeleiding bij het vinden van een zo regulier mogelijke baan. Voor de vijf gemeenten in de regio Zuid-Kennemerland voert Paswerk de WSW en daarnaast re-integratietaken uit. De arbeidsontwikkeling staat centraal, dit houdt in dat de doorstroming van binnen naar buiten wordt gestimuleerd: door op te leiden en te begeleiden vinden mensen hun weg naar zo regulier mogelijk werk. Met name voor de re-integratiekandidaten is dit bij reguliere werkgevers.

Waarom wilde Paswerk een training Verzuimgesprekken voor haar Teamleiders?

Paswerk doet het qua verzuim binnen de SW-sector goed (top 3 laagste verzuim)! Toch is er relatief een hoog kortfrequent verzuim. De uitdaging voor de komende jaren is, door een effectievere aanpak van het kortfrequente verzuim, het verwachte groeiende langdurige verzuim te compenseren. Inherent aan een ouder wordende populatie (vanwege ontbrekende instroom) is immers een toenemende hoeveelheid gezondheidsklachten.

Minder verzuim = meer arbeidscontinuïteit en speelt een rol bij succesvol en duurzaam plaatsen van medewerkers op de reguliere arbeidsmarkt.

Tevens wilde de directie en unit managers de “eilandcultuur” doorbreken welke door de reorganisatie is ontstaan. Een goede gemeenschappelijke aftrap in een externe omgeving creëerde aanzienlijk veel draagvlak.

Gerlinde – Jobcoach “Tijdens de training heb ik veel geleerd en tools gekregen om de gesprekken zowel telefonisch als face-to-face beter te kunnen voeren. Ik heb voorbeelden gekregen hoe ik mijn eigen leerdoel kan verbeteren. Daarnaast heb ik tips en tops gekregen van mijn collega’s die ook bij de cursus aanwezig waren. De trainer gaf duidelijk aan wat wij gingen doen en betrok de groep erbij. Hij brak in tijdens rollenspellen en gaf dan tips waarmee men aan de slag kan. Hij gaf goede feedback en er was een afwisseling in opdrachten, wat ik als prettig heb ervaren. De trainingsactrice speelde het rollenspel realistisch waardoor je heel goed aan je leerdoel kan werken. Ze gaf goede tips en tops waarmee je aan de slag kon. Vanuit de training neem ik direct mee in de praktijk dat ik tijdens de gesprekken meer ga samenvatten. Ik geef de training een 9.”

Maatwerk training Verzuimgesprekken

Om dit te bereiken gaven we twee modules gespreksvaardigheden in het effectief voeren van verzuimgesprekken aan teamleiders van Paswerk. De focus van de training was: een goed contact tussen leidinggevende en medewerker beïnvloedt verzuim positief. Doel was een effectieve gespreksvoering waarin het verzuimgedrag besproken wordt.

Module 1 richtte zich op het telefonische ziekmeldingsgesprek, module 2 op het frequente- en langdurige verzuimgesprek. Beide modules werden door een trainer en trainingsacteur gegeven. Het oefenen van en experimenteren met de verzuimgesprekken was op basis van realistische praktijksituaties, ingebracht door de deelnemers zelf.

In deze beide modules van deze training werd aandacht besteed aan:

  • Oefenen van gesprekken op basis van persoonlijk leerdoel deelnemers.
  • Experimenteren met oplossingsgerichte gespreksvoering die ‘hard op de inhoud, zacht op de relatie’ is.
  • Het de-medicaliseren van het gesprek.
  • Communiceren in oplossingen i.p.v. beperkingen.
  • Oplossingsgericht omgaan met fysieke en psychosociale klachten.
  • Balans tussen persoonlijke betrokkenheid en professionele distantie.

Uitvoering: De deelnemers volgden deze 2 modules, van elk 1 dagdeel, in groepen van 9 deelnemers.

Richard – Teamleider SW-bedrijf “Het oefenen van zelf aangegeven problemen m.b.v. een acteur/actrice, en de duidelijke feedback vond ik goed aan de training. Vooral de feedback over hoe iets op de persoon overkomt is erg nuttig, omdat telkens blijkt dat de perceptie van hoe iets overkomt vaak afwijkt van de werkelijkheid, en dit is goed om je te beseffen. Ik heb, ondanks dat ik voor mezelf het idee had dat dit soort gesprekken bij mij al goed verliepen, toch weer wat nieuwe inzichten opgedaan. De trainer was helder en duidelijk, heeft aandacht voor eenieder. De trainingsactrice weet bijzonder goed omschreven types neer te zetten, geeft op een respectvolle manier aan waar bepaalde punten anders zouden kunnen en weet daarbij heel duidelijk te reflecteren hoe iets op haar gespeelde personage overkomt, zodat bij mij duidelijk is wat mijn houding, gedrag en woordkeuze bij de ander teweegbrengt. Ik geef de training een 9.”

Onze inzet

Trainer en Acteur startten de training Verzuimgesprekken met een interactieve kennismakingsoefening waarmee de Teamleiders op een leuke en ontspannen wijze konden wennen aan het werken met de Acteur. De trainer nam daarna per onderwerp (type verzuimgesprek) de uitgangspunten uit het Paswerk-protocol met de deelnemers door. Daarna deelden de deelnemers hun leerdoelen.
Vervolgens gingen de deelnemers aan de hand van diverse interactieve opdrachten, en met inachtneming van hun leerdoelen, in gesprek met de acteur die de rol van medewerker vertolkte.

Rob – Jobcoach “Ik vond goed aan de training het (weer) scherp worden in gesprekstechniek. Focus verlegd van: ‘iemand zo snel mogelijk terug naar de werkvloer’ naar: ‘medewerker objectief benaderen bij een ziektemelding en d.m.v. L(uisteren), S(amsenvatten), D(oorvragen) duidelijk krijgen waarom iemand zich ziekmeldt (wat is er precies aan de hand?) en dan de afweging maken of iemand werkelijk niet kan werken of toch wel, dan wel aangepast werk kan doen’. De trainer is kundig en de trainingsactrice fantastisch; ze speelde rollen realistisch en maakte het je heel moeilijk waardoor het zeer leerzaam was. (Je schoot toch weer vaak in de valkuilen.) Vanuit de training ga ik meteen in de praktijk brengen om de medewerker objectief te benaderen bij een ziektemelding, goed luisteren en doorvragen. Ik geef de training een 8.”

Projectleider Frits Cohen

“We zijn niet over een nacht ijs gegaan voor we deze training gaven. Samen met de unitmanagers en HR hebben we de training en de deelnemers in diverse stappen voorbereid. Het frequente contact dat ik met de unitmanagers en HR had, voor, tussen en na de training heb ik als prettig en ondersteunend ervaren. De teamleiders van Paswerk hebben mij als trainer een grote betrokkenheid bij hun medewerkers laten zien. In het kader van de ontwikkeling van hun medewerkers hebben ze vaak met het dilemma te maken ‘is de medewerker ziek of voelt de medewerker zich ziek’? Daarbij speelt de vraag ‘wat kan en mag ik als leidinggevende dan doen om het verzuim positief te beïnvloeden?’ Over deze problematiek werd tijdens de training Verzuimgesprekken een levendige discussie gevoerd. Mede op basis daarvan werden de rollenspellen uitgevoerd zodat de verschillende soorten ‘actie-reactie’ duidelijk werden en de teamleiders voor henzelf de juiste benadering konden kiezen. Ik heb oprechte waardering voor het mooie en verantwoordelijke werk dat zij doen!”

Opdrachtgever Paswerk (manager HRM drs. G. Geensen en Unit Manager Esger Douwes Dekker)

“Door het vooraf goed afstemmen met HRM en een afvaardiging van de verantwoordelijk unitmanagers was er vanaf de start consensus over de inhoud van de training. Onderdeel van de training was een opstartsessie met alleen de unitmanagers over hun eigen rol en positie in dit proces. Door de op deze manier geborgde directe betrokkenheid werd de training mede gedragen door de unitmanagers. Door de inspirerende gemeenschappelijke aftrap met teamleiders, HRM-adviseurs  en unitmanagers van twee dagdelen werden de gemeenschappelijke kaders gelijk goed neergezet. De inbreng van Frits als dagleider en van de twee aanwezige acteurs droegen deze dag. Het een en ander werd zeer aansprekend en beeldend neergezet en maakte daardoor onuitwisbare indruk. In de 3 vervolgsessies van een dagdeel werden in 4 kleinere groepen met name gespreksvaardigheden geoefend. Frits, ondersteund door een als zeer professioneel ervaren actrice, wist een op veilige maar vooral aansprekende manier teamleiders uit te dagen om (nieuwe) vaardigheden te oefenen. Zoals uit onderstaande blijkt werd dit breed gewaardeerd en als bijzonder leerzaam ervaren. Als concreet effect is het kortdurend ziekteverzuim binnen Paswerk afgenomen.

Peter – Paswerk Grafisch “Wat ik goed vond aan de training was de ontspannen sfeer. Duidelijke uitleg. Ruimte en aandacht voor iedere deelnemer. Prikkelen van het bewustzijn bij handelen (verbaal en non –verbaal). De trainer is sympathiek, ter zake kundig, duidelijke en goede uitleg in prettige sfeer. Fantastische actrice met zeer goede feedback. Geweldig inlevingsvermogen. Wat ik meteen in de praktijk ga brengen is dat ik nu meer inzicht heb in de opbouw van het gesprek. Ik ga nog beter samenvatten en doorvragen. Ik geef de training een 8.”

Meer weten over een training Verzuimgesprekken? »

je bent offline