Over de Gemeente Haarlem – Afdeling Omgevingsvergunningen

Bureau Regulering, Bureau Vergunningverlening en Bureau Planbegeleiding en Advisering vormen sinds een aantal jaar de afdeling Omgevingsvergunningen van de gemeente Haarlem. Er werken ongeveer 60 medewerkers. Zij worden betrokken bij vergunningsaanvragen op het gebied van bouw, monumenten, APV en milieu en sinds kort ook parkeren binnen de gemeente.

Zorgvuldige voorbereiding

Na overleg met het MT was besloten voorafgaand aan de training adviesvaardigheden bijeenkomsten te hebben met groepjes deelnemers. Tijdens deze bijeenkomsten boden projectleider Joep de Munnik en trainingsacteur Floris van Tilburg de aanwezige deelnemers de mogelijkheid vooraf hun wensen kenbaar te maken en reactie te geven op het conceptprogramma met de thema’s adviesvaardigheden en klantgerichtheid. Deze gesprekken verliepen constructief en gaven een duidelijk beeld van de achtergrond, werkpraktijk en sfeer van de afdeling.

Kick-off training adviesvaardigheden met alle deelnemers en het managementteam

Tijdens een gezamenlijke kick-off lichtte het management de doelstellingen van het traject toe en benadrukte het nut en de noodzaak van een klantgerichte benadering van klanten voor de afdeling. PAK organisatieontwikkeling presenteerde het programma en de werkwijze van de training adviesvaardigheden. Het hoogtepunt van deze kick-off werd gevormd door 2 trainingsacteurs van PAK die praktijksituaties in beeld brachten. Via een goed/fout-model werd het omgevingsbewuste gedrag inzichtelijk gemaakt. De deelnemers namen actief deel door de acteurs regieaanwijzingen te geven.

De training adviesvaardigheden

De focus van de tweedaagse training lag op klantgerichtheid in advies, die de volgende dag direct toepasbaar waren in de eigen praktijk. Dit betekende, dat naast theoretisch onderbouwing van de verschillende adviesrollen en het adviesproces, deelnemers werkten vanuit persoonlijke leerdoelen. De deelnemers oefenden en experimenteerde intensief met praktijksituaties. Deelnemers werden zich al doende steeds meer bewust van hun eigen speelruimte, invloed en van de effecten van hun eigen gedrag.

De trainer en trainingsacteur hebben in nauwe samenwerking het programma ontwikkeld. Hierdoor is er gedurende de training zeer gericht en op verschillende wijze geoefend met gedragsaspecten van professioneel adviseren.

Intervisie

Na de trainingsdagen volgde praktijkgerichte bijeenkomsten met de deelnemers. Zij bereidden hiervoor een eigen praktijkcase voor, die ze ter advies voorlegden aan hun mededeelnemers. Door middel van verschillende intervisie- en vraagmethodieken onderzochten ze: “wat zou jij doen?” en gaven de inbrenger hierover advies.

Tijdens deze bijeenkomsten bleek, dat de training veel vernieuwd inzicht heeft gegeven en veel losmaakte. De knelpunten die werden ervaren bij de toepassing van nieuw gedrag werden uitgebreid besproken.

Resultaten

Voor de deelnemers persoonlijk leverde de training adviesvaardigheden inzicht in adviseren op en de rolkeuzes die je daarbij hebt. Zij leerden de bijhorende communicatievaardigheden kennen en de spanningen in het krachtenveld rond hun werk. Daarnaast kunnen zij de verschillende rollen in het krachtenveld van de gemeente analyseren en herkennen. Zij kregen meer gevoel bij en inzicht in het effect van rolduidelijkheid en onderkennen het belang van het nemen van eigen rolverantwoordelijkheid.
Voor de afdeling leverde het een sterker beeld op van de eigen positie als onderdeel van de gemeentelijke organisatie. Er ontstond vernieuwde verbondenheid met de hiërarchische lijn en inzicht in de noodzaak van een klantgerichte invulling van de rol van adviseur.

Tijdens de training is stilgestaan bij grenzen stellen en feedback geven aan de interne klant c.q. collega. Meer met elkaar dan over elkaar praten versterkt de onderlinge samenwerking. Niet alleen tussen collega’s, maar ook tussen medewerkers en leiding zijn hier belangrijke stappen gezet.

Opdrachtgever Gemeente Haarlem – Manager afdeling Omgevingsvergunning Egbert Liefting

“Het management kijkt positief terug op de training adviesvaardigheden. De medewerkers hebben ook positief gereageerd op de inhoud en de medewerkers van PAK. Hun professionaliteit is zowel medewerkers als het management opgevallen. Uit de training kwamen meerdere knelpunten en aanbevelingen naar voren. Direct na de afloop van de training is een start gemaakt om deze knelpunten en aanbevelingen middels werkgroepjes uit te werken en tot uitvoering te brengen. Het management ervaart een veranderingsproces, zowel in het omgevingsbewust adviseren van de medewerkers als een verandering in cultuur en samenwerkingsgerichtheid.”

Projectleider Joep de Munnik

“Ik ben erg tevreden. Het was een boeiende tocht die ik met deelnemers en management mocht afleggen. Vanaf het begin was er nauw contact en overleg met de opdrachtgever en het MT. Hierdoor was het mogelijk ook tussen de bijeenkomsten in open sfeer ervaringen uit te wisselen. Soms ging de weg over smalle paadjes, niet altijd makkelijk. Maar dat hoort nu eenmaal bij verandering. We hebben door inzet van verschillende vormen van begeleiding verdieping in de samenwerking aangebracht. Dit heeft gemaakt dat zowel het management als de medewerkers in de cursus adviesvaardigheden “uit hun stoel” zijn gekomen. Nu zijn ze in staat zelf verder te bouwen. Respect voor deze opdrachtgever!”