De interne communicatie verbeteren

Over OBS De Kroosduiker

De Kroosduiker is een openbare basisschool (OBS) in Westzaan en is een van de 28 basisscholen binnen de stichting Zaan Primair. Met twee vestigingen zorgt de Kroosduiker ervoor dat openbaar onderwijs toegankelijk is voor ieder kind in Westzaan. Door inhoud te geven aan ‘Opbrengstgericht werken’ wordt systematisch en doelgericht gewerkt aan het maximaliseren van de leerprestaties van de kinderen en de effectiviteit van het onderwijs. Het team van de Kroosduiker stelt een hoge prioriteit aan de ontwikkeling van de kinderen.
Respect, vertrouwen, normen en waarden zijn voor het team een belangrijke voorwaarde om een veilig (pedagogisch) klimaat te creëren. Om hierin te excelleren was er binnen het team van de Kroosduiker behoefte om de onderlinge aanspreekcultuur te professionaliseren met behulp van een Feedbacktraining, gericht op de interne communicatie verbeteren.
Door de goede ervaringen van één van de teamleden met een Feedbacktraining voor specialisten – geïnitieerd door de stichting Zaan Primair en uitgevoerd door PAK organisatieontwikkeling – is besloten een dergelijke communicatietraining naar de Kroosduiker te halen.

“Ik heb de training al eens (afgerond in december 2013) mogen volgen op het Bestuursbureau van Zaan Primair. Trainer was toen Frits en trainingsacteur Rosa. Heb de cursus toen als heel positief en zinvol ervaren. Dit keer zat ik in een luxe positie dat ik nogmaals de gelegenheid kreeg om te mogen oefenen met feedback, dit keer met trainer Bastiaan en actrice Anne. Anne is zeer ervaren, geduldig, inlevend. Had goede tips gericht op communicatie verbeteren. Stelde je op je gemak. Heel fijn persoon om mee te mogen oefenen. Ben erg blij met de handvatten die ik wederom heb gekregen, de kansen en mogelijkheden om nog even te oefenen en de ‘Oh ja momenten’. Kijk heel positief terug op de 3 dagen!”

Inge, Leerkracht groep 6/7/8 – deelnemer training

De Feedbacktraining; interne communicatie verbeteren

Gecoördineerd door Opleidingsadviseur Vincent Plomp van Zaan Primair hebben schooldirecteur Noël Minnes van de Kroosduiker en Projectleider/Senior Communicatietrainer Frits Cohen van PAK organisatieontwikkeling een op maat gemaakte Feedbacktraining interne communicatie verbeteren voor het team van de Kroosduiker samengesteld.

Het doel van deze Communicatietraining was dat alle teamleden zich de techniek konden eigen maken van het professioneel feedback geven en ontvangen. Daartoe zijn er twee trainingsgroepen geformeerd. Elke groep, van maximaal 8 deelnemers, zijn door een trainer en trainingsacteur getraind.

Voor een maximaal resultaat van deze feedbacktraining; communicatie verbeteren is gekozen om borging vooraf, tijdens en na de training plaats te laten vinden vanuit een gezamenlijke inspanning door ons en de schooldirecteur van de Kroosduiker.

“Ik vond het intakegesprek prettig. Ik vind het fijn dat, voordat de trainingen in communicatie verbeteren startten, ik na heb kunnen denken over mijn leerdoel. De inhoud van de trainingsdagen volgde elkaar goed op. Daarnaast vond ik het fijn dat het drie middagen waren, omdat daarna de spanningsboog minder werd. Frits is een kundige trainer die mij met mijn leerdoel goed geholpen heeft. Rosa is een goede actrice, omdat wat ze uitvoert realistisch is. Ik merk dat ze zelf ook veel kennis heeft over feedback geven en ontvangen en daar heeft ze ons veel mee geholpen. De stap om naar anderen te gaan en feedback te geven, is door de training kleiner geworden. Nog wel lastig, maar ik heb gemerkt dat het niet vervelend is om feedback te geven, mits je het via de feedbackregels doet.”

Agnetha, medewerker OBS De Kroosduiker – deelnemer training

Borgingsinterventies feedbacktraining; communicatie verbeteren:
• Individuele intakegesprekken door de trainers met de trainingsdeelnemers, voorafgaand aan de geedbacktraining.
Hiermee werden de deelnemers voorbereid op de training en op het helder krijgen van hun leerbehoefte inzake feedback.
• Tijdens de training richtte de trainer zich op ieders individuele leerdoelen; deze stonden centraal tijdens de training.
• Het meten van de kwaliteit van de training en dit rapporteren aan Zaan Primair en de Kroosduiker, door de deelnemers schriftelijk te laten evalueren.

Borgingsinterventies door de schooldirecteur:
• Het aanscherpen en vaststellen van ieders persoonlijke leerdoelen, voorafgaand aan de training en na het intakegesprek wat de deelnemers met de trainer voerde. De deelnemers namen de (met de schooldirecteur besproken) leerdoelen mee naar de training. De leerdoelen werden plenair in de training besproken.
• Het aanspreken van elke deelnemer na de training met het doel helder te krijgen wat de deelnemer tijdens de feedbacktraining; communicatie verbeteren heeft geleerd; hoe ver is de deelnemer gekomen met de vooraf besproken leerdoelen? Wat staat er nog open? Wat gaat de deelnemer in de praktijk brengen?
• Het op gezette tijden volgen, aanspreken, coachen en faciliteren van de medewerkers om de leerinzichten in de praktijk te brengen en verder te ontwikkelen.

“Het intakegesprek heb ik als heel positief ervaren, ik heb de tijd gekregen en veel dingen kwijt gekund, zowel privé als schoolzaken. Eigenlijk was dat heerlijk om je verhaal aan Bastiaan te vertellen die er anders tegen over staat, objectief een nuchtere kijk op die dingen heeft. Bastiaan deed de training ook prima, rustig, stelde je op je gemak, kon goed doorvragen en kwam tot de kern. En over Anne: knap dat je zo kan improviseren, je in zoveel rollen kan plaatsen.”
Marja, Leerkracht groep 1/2 – deelnemer training

Uitvoering training communicatie verbeteren

Het betrof een interactieve training communicatie verbeteren(per groep) van 3 losse dagdelen:

• 1 dagdeel het geven van positieve feedback,
• 1 dagdeel het geven van op verandering gerichte feedback,
• 1 dagdeel het ontvangen van feedback.

In de training Communicatie verbeteren werd vooral veel geoefend door ervarend te leren met trainer en trainingsacteur. De deelnemers experimenteerden met ander gedrag dan zij gewend zijn. Op een veilige en uitdagende wijze waren de deelnemers voortdurend in contact met een collega. De deelnemers waren zichzelf, zij speelden geen rol. De trainingsacteurs Rosa Evans-Knaup en Anne van Weeghel speelden wel een rol: als aan te spreken collega.

De feedbacktrainers Bastiaan van Meeteren en Frits Cohen regisseerden en faciliteerden dit proces van communicatie verbeteren. Zij bewaakten de leerdoelen van de oefenende deelnemer en zorgde voor aansluiting bij de leerdoelen van de meekijkende deelnemers. De acteurs gaven feedback vanuit de collega-rol, de trainers op het proces. Die voorzagen de deelnemers tevens van advies en tips in communicatie verbeteren.

Opdrachtgever training: Opleidingsadviseur Zaan Primair Vincent Plomp

“De Feedbacktraining voor OBS de Kroosduiker is naar mijn mening een praktijkvoorbeeld, waarop veel opleidingstrajecten opgezet moeten worden. In deze situatie had een leerkracht al eerder de feedbacktraining gevolgd, maar Noël constateerde dat een teamtraining noodzakelijk was om een goede transfer te krijgen. Hij had een heldere opleidingsvraag en doelstelling voor het team. Frits was als trainer uitstekend in staat om op de vraag aan te sluiten. Het concept met een interviews vooraf en het opstellen van individuele leerdoelen sloot goed aan en heeft voor zowel individueel als teamverantwoordelijkheid gezorgd voor het verbeteren van de interne communicatie. De samenwerking met Trainingsproducties is prettig verlopen, waarbij er vakkundig met de vraag van de klant wordt meegedacht”.

“Ik heb de intake, voorafgaand aan de training als zeer prettig ervaren. Frits was een fijne gesprekspartner waarbij ik me snel op mijn gemak voelde. Ik vond de training erg inspirerend, duidelijk en nuttig. De dingen die we behandeld hebben, daar kan ik echt wat mee. Daarbij vond ik de verschillende dagdelen erg afwisselend. Door alle drie de aspecten van feedback te behandelen bleef ik scherp en geïnteresseerd. Frits is een fijn persoon die groep serieus nam en gemotiveerd en geprikkeld heeft om mee te doen. De opbrengst voor mij is, dat ik nu de tools heb om mensen een terugkoppeling te geven op hun handelen. Door deze cursus heb ik meer zelfvertrouwen gekregen om dit ook daadwerkelijk te gaan doen.”
Sabrina, Leerkracht groep 4/5/6 – deelnemer training

Opdrachtgever training: Schooldirecteur OBS De Kroosduiker Noël Minnes

“In de afgelopen jaren zijn we als team gegroeid door gericht te werken aan de doorgaande lijnen voor de verschillende vakgebieden en Opbrengstgericht werken. Hiervoor hebben we zowel individuele als teamscholing ingezet.
Door de (team)scholing is een verschuiving in de informele hiërarchie gekomen. Ervaren leerkrachten krijgen nu suggesties/aanwijzingen of klassenbezoeken van een jongere leerkracht/specialist. ‘Maar hoe geef je nou feedback? Ik durf het niet zo goed’ en als je feedback ontvangt. Hoe ga je daar nou mee om?
In de praktijk merkte ik dat de afspraken steeds wisselend werden uitgevoerd. Men vond het lastig om elkaar hierop aan te spreken. Ik concludeerde dat feedback geven en ontvangen als lastig werd ervaren. Nadat ik zelf tips/suggesties aan de hand heb gedaan, heb ik Vincent benaderd met de vraag of een teamscholing ‘Feedback’ mogelijk was. Dit in het kader van het professionaliseren van het team en het verbeteren van de onderlinge werkrelaties.

Al na de aankondiging van deze training was een verbetering in de onderlinge samenwerking merkbaar. Het team werkt hard en is gemotiveerd om zich in te zetten voor de school en wilden meteen hun interne communicatie verbeteren. Na eerst enige terughoudendheid was men al snel enthousiast over de training. Het is natuurlijk best spannend om vaardigheden te trainen met een trainingsacteur in het bijzijn van je collega’s. Door de persoonlijke intakegesprekken en de begeleiding tijdens de training werd een veilige sfeer ervaren tijdens de training.

We hebben nu voldoende handvatten aangeleerd om verder zelf mee aan de slag te gaan. Men geeft elkaar nu feedback en de behandelde theorie (bijv. ‘Dramadriehoek’) is een instrument om leerkrachten te laten reflecteren op hun rol in de samenwerking. Ik kan deze training echt aanbevelen!”

Frits Cohen

“Zowel opleidingsadviseur Vincent Plomp van Zaan Primair als ook schooldirecteur Noël Minnes van de Kroosduiker hadden met deze training een helder doel voor ogen: ‘versterking van de samenwerking binnen het team van De Kroosduiker, de communicatie verbeteren om excellent onderwijs voor de leerlingen te leveren’. De trainers en acteurs van PAK organisatieontwikkeling waren daardoor meteen enthousiast en geïnspireerd om het meest passende trainingstraject op te zetten en uit te voeren. De docenten en het ondersteunend personeel hebben wij leren kennen als uiterst betrokken bij hun vak, hun leerlingen en de ouders. Zij waren bijzonder leergierig om met behulp van de feedbacktraining hun onderlinge aanspreekcultuur te professionaliseren. Het aangename, open en laagdrempelige contact tussen PAK en Vincent Plomp en Noël Minnes ligt wat mij betreft aan de basis van het succes dat deze training heeft voortgebracht.”

“Ik vond dat Frits de bedoeling van de training in het intakegesprek goed heeft verwoord. Mijn eigen leerdoel werd me daardoor duidelijk. Van te voren vond ik de training een groot beroep doen op mijn tijd, die ik liever aan andere werkgerelateerde zaken had willen besteden i.p.v. mijn communicatie verbeteren. Achteraf heb ik deze middagen ervaren als een soort bezinningsmoment. Ik had daarna nog wel energie over. Omdat het hele team dezelfde training heeft gevolgd vind ik het makkelijker om feedback te geven aan meerdere leden binnen het team. Hierdoor konden we gezamenlijk onze communicatie verbeteren. Ook ben ik me veel bewuster geworden van mijn manier van vragen stellen en probeer ik beter te ‘luisteren’.”
Leerkracht groep 3/4 – deelnemer training