Kenmerken van het slecht nieuws gesprek

Het voeren van slecht nieuws gesprekken is onderdeel van onze management training PAK de leiding.

Slecht nieuws is nooit leuk. Niet om te brengen en ook niet om te ontvangen. Hoe zakelijk de inhoud ook kan zijn, de boodschap raakt meestal toch een emotionele snaar. Dit laatste is niet alleen het geval bij de ontvanger in het slechte nieuws gesprek maar ook bij de brenger. Stel je maar voor dat jij als leidinggevende een slecht nieuws gesprek moet voeren met jouw medewerker en eigenlijk sta jij als persoon niet achter die boodschap. De hoofddirectie heeft bijvoorbeeld iets besloten waar jij het niet mee eens bent maar uit hoofd van jouw functie hoort het bij jouw taak om het beleid uit te voeren. Of jij weet wat de consequenties voor de medewerker zijn en dat raakt jou als persoon.

Het slecht nieuws gesprek bevat altijd een vervelende boodschap, ernstig of minder ernstig. Dat kan variëren van het niet honoreren van een door de medewerker aangevraagde vakantieperiode, geen promotie of salarisverhoging toekennen, het niet doorgaan van een geplande opleiding tot aan ontslag.

Valkuilen voorkomen

Er zijn nogal wat valkuilen bij het voeren van een slecht nieuws gesprek:
1. Uitstellen.
2. Schriftelijk meedelen.
3. Het slechte nieuws minder erg maken dan het is.
4. De “hang yourself” methode toepassen: “Wat denk je zelf dat er aan de hand is?”
5. De medewerker geen gelegenheid geven stoom af te blazen.
6. Jezelf gaan rechtvaardigen.
7. Vooraf geen rekening houden met de mogelijke soorten reacties van de medewerker:

  • Agressie: de medewerker is boos en wordt agressief.
  • Verdediging: de medewerker gaat zichzelf verdedigen.
  • Ontkenning: de medewerker negeert de feiten.
  • Berusting: de medewerker berust in het slechte nieuws.
  • Herhaling: de medewerker vervalt in herhaling.

Het slecht nieuws gesprek in vier stappen

Stap 1. De klap uitdelen:

  • Begin het gesprek meteen met het zo duidelijk mogelijk meedelen van het slechte nieuws. Bijvoorbeeld: “Ga maar even zitten want ik heb je wat te vertellen waar je niet blij van wordt. In verband met de reorganisatie komt jouw functie te vervallen en zullen we je moeten ontslaan.”
  • Vooraf heb je die boodschap voor jezelf al duidelijk geformuleerd!
  • Over de boodschap – het slechte nieuws – valt niet te onderhandelen!

Stap 2. Stoom af laten blazen:

  • Je geeft de medewerker (veel!) ruimte om stoom af te blazen.
  • De medewerker kan boos, verdrietig, hysterisch maar ook rustig reageren of in discussie willen treden.
  • Wat de reactie van de medewerker ook is, jij gaat er niet tegen in. Je reageert niet anders dan de medewerker aan te blijven kijken en je mond te houden.
  • Stoom af blazen kan voor je gevoel lang duren. Jij wacht net zo lang totdat je echt merkt dat de medewerker klaar is (hij/zij is rustiger geworden, stopt echt met praten, kijkt je weer aan of vraagt vervolgens om de reden en je merkt dat er naar je geluisterd wordt).
  • Wanneer je bij de reactie van de medewerker weinig of geen emotie bespeurt, of de medewerker probeert je met discussie te verleiden om over het slechte nieuws te onderhandelen, wil jij juist wel dat de medewerker in de emotie gaat zitten. Je kunt dit bereiken door niet in te gaan op de inhoud van wat de medewerker zegt maar in plaats daarvan de medewerker te vragen: “Wat doet dit slechte nieuws met je?” Op deze manier geef je de medewerker alsnog de gelegenheid om stoom af te blazen.

Stap 3. Argumenten of redenen presenteren:

  • Pas nadat de medewerker alle ruimte heeft gehad stoom af te blazen motiveer je het besluit.
  • Zorg dat je zakelijk blijft.
  • Verzacht het slechte nieuws niet.
  • Doe geen toezeggingen die je toch niet na kunt komen.

Stap 4. Nazorg:

Training slecht nieuws gesprekken voeren

Afhankelijk van het verloop van het slecht nieuws gesprek geef je nazorg.

  • Indien een realistische oplossing voorhanden is, presenteer deze.
  • Wanneer de ander om een oplossing vraagt, stimuleer en inspireer hem/haar om zelf een oplossing te zoeken (stel open vragen). Nog beter is het hiervoor een aparte afspraak te maken.
  • Bij ontslag, neem op een later moment op een respectvolle wijze afscheid.

Valkuilen bij nazorg zijn:

  • Het gevoel hebben dat jij verantwoordelijk bent voor de gevolgen van het slechte nieuws voor de medewerker.
  • Het gevoel hebben dat je de medewerker moet helpen met het oplossen van het probleem dat ontstaat door het slechte nieuws. Jij kan het namelijk niet oplossen, hooguit kun je de medewerker helpen door hem/haar te stimuleren zelf oplossingen te bedenken of het slechte nieuws te aanvaarden.
  • Toezeggingen doen die je niet kunt nakomen.
  • De ander het idee geven dat over het slechte nieuws alsnog kan worden onderhandeld.
  • Aan de ander vertellen dat jij het ook een stomme beslissing vindt maar dat je geen keus hebt.

Contact aanvraag

Meer weten? »

Deelnemers aan de training Slecht nieuws gesprekken voeren beoordelen ons met 4 van de 5 sterren (2 beoordelingen )

4.5/5
"De workshop was erg verhelderend en erg fijn. Ik was al aardig ontwikkeld op het gebied van commerciële gesprekken te voeren, deze cursus ‘slecht nieuws gesprekken’ helpt mij ook mijn vaardigheden af te stoffen. Ik vond de workshop duidelijk, inspirerend, ik kan er wat mee, nuttig, kundig en het zet me op scherp."
4/5
"Het was een goede training, met een persoonlijke aanpak. Ik vond de workshop ‘Slecht nieuws gesprek’ duidelijk, nuttig, kundig en ik was positief verrast. Duidelijke opzet van het slecht nieuws gesprek. Het doen van rollenspellen was heel leerzaam. Het was ook leerzaam om te zien hoe anderen het doen met rollenspellen. Ik vond Floris een goede trainer. Het lukte hem goed om daadwerkelijk de verschillende scenario’s in rollenspellen na te bootsen. Ik ga met een geruster gevoel het slecht nieuwsgesprek doen."