Heb jij te maken met feedback?

Feedback geven is een containerbegrip geworden. Het wordt vaak verward met je mening geven, iemand corrigeren, iets gedaan krijgen, iemand een standje geven. Al deze vormen van communicatie hebben hun eigen functie en kunnen in bepaalde omstandigheden nuttig zijn voor de samenwerking en het behalen van organisatiedoelstellingen. Ergens niet omheen draaien en de confrontatie aangaan kan voor beiden de lucht klaren. Maar dit wordt niet bedoeld met feedback geven.

Wat is feedback geven exact?

Feedback geven is met iemand delen wat je waarneemt, gekoppeld aan het effect dat het op je heeft. De term feedback komt uit de industriële revolutie waarin men de input, het proces en de output van een machine onderscheidde. De terugkoppeling van informatie uit de output naar de input, ten bate van het gewenste resultaat, werd feedback genoemd. Met feedback werd het gehele proces van de fabriek geoptimaliseerd.
In de communicatie tussen mensen werkt het net zo. Ervan uitgaande dat je een bewust doel voor ogen hebt als je communiceert geeft feedback informatie over de effectiviteit van jouw communicatie.

Waarom geven mensen geen feedback?

Mensen zijn nu eenmaal geen machines. We vatten dingen persoonlijk op. Daarbij vergeten we dat feedback gaat over wat we doen en niet over wie we zijn. Er zijn vele redenen waarom mensen geen feedback geven (of vragen) aan elkaar.

  • Ze zijn bang dat de feedbackontvanger ze niet aardig meer vindt,
  • Ze denken dat de ontvanger de feedback niet aan kan,
  • Ze hebben de ervaring dat de situatie niet verandert met feedback geven,
  • Ze denken dat feedback geven iets slechts is en dat je de ander vrij moet laten,
  • Ze denken of hebben de ervaring dat ze met feedback vijanden maken.

Toch is feedback nodig om het proces, de samenwerking, te verbeteren. Laatst hoorde ik een projectleider zeggen die graag wil dat alles vanzelf loopt: “Ik koop toch gewoon gedrag in?” Ging het maar zo gemakkelijk dacht ik en ik zei: “dan zal je wel perfect lopende projecten leiden.” Het antwoord liet zich raden: “Het loopt bijna altijd mis door gebrekkige communicatie.”

Feedbackregels

Een basisregel bij interpersoonlijke communicatie en feedback geven in het bijzonder is:

  • Zeg wat je te zeggen hebt en
  • vraag wat je te vragen hebt.

Er zijn in het verleden vele pogingen gedaan om eenduidige feedbackregels op te stellen. Een van de meest bekende is de sandwich methode. Dit is een feedback methode waarbij dat wat je te zeggen hebt wordt verpakt in een compliment vooraf en een hart onder de riem achteraf. Deze methode werkt averechts. Mensen gaan collega’s en leidinggevenden die een compliment geven wantrouwen omdat het vaak een inleiding is voor de feedback die erna komt. Het compliment wordt bij de feedback verzonnen en is dus meestal niet oprecht.

Nadat de feedback is gegeven komt er ook nog eens geen goed gesprek op gang (daar waar effectieve feedback normaal gesproken toe leidt), maar wordt de feedback afgezwakt met een hart onder de riem. Zo belangrijk was het delen van de feedback dus ook weer niet.

De INGE-methode

INGE staat voor ik, nu, gedrag, effect. Deze vuistregel voor het geven van feedback is praktisch hanteerbaar. Het is een uitnodiging tot een goed gesprek over een efficiënte samenwerking.

IK. Geef feedback vanuit jouw waarnemerspositie. Begin je feedback met ‘ik’. Ik zie, ik hoor, enz. Beginnen met ‘jij’ (of ‘jij bent’) geeft een verdedigende of aanvallende reactie bij de ander. Hij/zij wordt dan aangevallen op identiteitsniveau. De feedback is het sterkst als het gaat over wat de feedbackgever zelf heeft waargenomen en ervaren. Dat anderen iets gezien hebben of ergens last van hebben geeft gemakkelijk discussie. Daarom werken functioneringsgesprekken niet waarbij de leidinggevende de medewerkers zelf niet ziet werken.

NU. ‘There’s no time like the present’. Je kunt feedback het beste zo snel mogelijk na je waarneming geven. Dan ligt het gedrag bij jou en de ander nog vers in het geheugen. Uitzondering op deze regel is wanneer er op dat moment sterke emoties bij jou of de ander spelen. Wacht dan een paar uur of een dag. Let op dat je niet impulsief feedback geeft; vraag jezelf eerst af wat je met de feedback wilt bereiken. Creëer een één op één setting. Wacht niet met feedback tot een groepsoverleg, doe het ervoor. Daarnaast is het nooit te laat om feedback te geven. Soms zeggen mensen: “Het moment is voorbij om feedback te geven.” Dat geldt alleen als de betreffende situatie de samenwerking niet meer in de weg staat. Als het de samenwerking belemmerd is het toch goed om een goed gesprek aan te gaan.

GEDRAG. Wees exact in de beschrijving van je waarneming. Het gaat om feitelijk waargenomen gedrag, niet om jouw interpretatie daarvan. Zeg: “Ik zie dat jouw deel van het werk niet af is en nu kom ik in tijdsnood” i.p.v. “Ik zie dat je weer laks bent met jouw deel van het werk….” Oefen je zelf in het vermijden van interpretaties van het gedrag als je feedback geeft: “Ik zie je naar buiten kijken” i.p.v. “Je luistert niet naar me.”

EFFECT. Het effect kan jouw gevoel zijn, een emotie of een gevolg voor het werkproces. Het benoemen van het effect (de output) geeft feedback de lading die het nodig heeft om serieus behandeld te worden.

Positieve en negatieve feedback bestaan niet

Wat we kunnen leren van een machine is dat een machine geen oordeel heeft over de in- en output. De feedback is puur bedoeld om de output te verbeteren. In communicatie geef je feedback om de samenwerking te verbeteren. Bepaal vooraf hoe jij en de ander er beide beter van worden. Net als een machine helpt het om dat zonder (voor)oordeel te doen. De termen positieve en negatieve feedback anticiperen op de eventuele interpretatie van de feedback. Feedback geven kan weldegelijk confronterend zijn voor de ontvanger. Zelfs een goed onderbouwd compliment is voor sommigen lastig aan te nemen.

Praktijkoefening

Een goed moment om feedback te geven is rond een vergadering.

  • Vraag de voorzitter van de volgende vergadering of je hem/haar bewust mag observeren, om na de vergadering feedback te geven over zijn voorzitterschap.
  • Vraag of er specifieke punten zijn waar de voorzitter feedback op wil hebben.
  • Schrijf tijdens de vergadering op wat je de voorzitter ziet doen en hoort zeggen.
  • Schrijf ook op wat het effect is van wat hij/zij doet (of juist niet) en zegt (of juist niet).
  • Deel je feedback na de vergadering in een één op één situatie.

Voorzitters die deze oefening willen doen kunnen het voorzitterschap eens laten rouleren.

Het geven van feedback is essentieel voor leidinggevenden en is daarom een belangrijk onderdeel in de management training PAK de leiding.

Contact aanvraag

Meer weten? »

Deelnemers van trainingen Feedback (geven) beoordelen ons met 4.5 van de 5 sterren (8 beoordelingen )

4.5/5
"Ik heb de workshop als nuttig ervaren en een goede opfrisser van de stof. Ik heb het onderwerp "feedback" in het kader van het topoverleg ervaren als leuk om met je collega’s te doen, het schept een band. Trainer Marianne was enthousiast en bevlogen. Nu maar eens in de praktijk gaan brengen. "
4/5
"Ik vond de kick-off van de training goed en er werd meteen een goede werksfeer gecreëerd. De beide trainingsdagen waren goed opgebouwd. Ik heb veel geleerd. Goede afwisseling door het uitspelen van de situaties. Trainer Frits is kundig, professioneel en aardig. Trainingsactrice Rosa kon goed teruggeven hoe de ander overkwam. Prettig om mee te werken. INGE en het voorbereiden van een gesprek waren voor mij een eye-opener. "
4.5/5
"Ik vond de training inspirerend en ik kan er wat mee. Doordat we met een kleine groep waren hebben we intensief met alle oefeningen mee kunnen en ook moeten doen. Er was veel aandacht voor elk individu. Telkens was je betrokken bij het onderwerp. Bijzonder was het om te ervaren dat jouw ervaringen en gevoelens door de groep heel anders kunnen worden gezien en dit werd goed besproken. (Het verschil tussen aannames en feiten!!) De trainer speelde hier goed op in. Verrassend hoe de acteur met een paar aanwijzingen direct de goede snaar wist te raken. Het oefenen was zinvol en gaf vertrouwen om het ook echt in de praktijk te gaan brengen. Al met al een inspirerende dag. De trainer motiveerde en stimuleerde de deelnemers zeer goed en ook de vakinhoudelijke kennis van de trainer was zeer goed, net als de aanpak/werkwijze van zowel de trainer als de acteur. Door deze training kan ik effectiever communiceren. De oefeningen met de acteur sloten volledig aan bij mijn leerdoelen. "
5/5
"Ik vond de training inspirerend en het zet me op scherp. De trainer motiveerde en stimuleerde de deelnemers zeer goed en ook de vakinhoudelijke kennis van de trainer was zeer goed, net als de aanpak/werkwijze van zowel de trainer als de acteur. Door deze training kan ik zeker effectiever communiceren. De oefeningen met de acteur sloten volledig aan bij mijn leerdoelen. De training was erg goed verzorgd. Het was een voordeel dat de groep niet te groot was en er veel onderling
vertrouwen was bij de deelnemers. Door de goede leiding van de trainster en de actrice werd het tot een bijzondere cursus, waarbij iedereen goed tot zijn recht kwam en goed kon oefenen. Het was intensief, maar heeft voor iedereen iets moois opgeleverd. Er werd zo actief gewerkt, dat zelfs de tijd werd vergeten."
4/5
"Voor mij was de training precies goed, duidelijk, nuttig en kundig, ik kan er wat mee, was positief verrast en het zet met op scherp. Ik vond de kick-off van de training wat onwennig, omdat je de medecursisten niet kende en de cursusleider ook niet. Er werd toen verteld dat we ook met een acteur zouden gaan werken, dat maakte het voor mij extra spannend. Ik hou daar niet zo van. Het was wel goed om de kick-off te doen, want de eerste gehele trainingsdag was meteen met voorbeelden uit de praktijk naspelen. Dan moet je wel iets van jezelf laten zien en dan is het prettig als je niet met allemaal onbekenden zit. Ik vond de beide trainingsdagen goed opgebouwd. Er werd steeds iets dieper in gegaan op hetgeen dat was ingebracht. De doelen van iedereen werden goed bekeken. De training is een echte aanrader!! Erg waardevol voor iedereen. Trainer Frits is aardig, hij had duidelijk doel voor ogen, was er voor de cursisten, open persoon. Trainingsactrice Rosa i een heel ontspannen, open persoon. Achteraf vond ik het erg prettig om met haar samen te kunnen werken. De daadwerkelijke opbrengst van deze training zal voor mij zijn dat ik meer feedback ga geven, zowel positief als negatief, met een goede opbouw. Niet telkens herhalen van hetgeen ik al gezegd heb. Dat maakt en dan blijft mijn boodschap krachtig. "
5/5
"Trainer Frits motiveerde en stimuleerde deelnemers zeer goed, net als dat zijn aanpak/werkwijze en die van acteur Floris zeer goed waren. De oefeningen met de acteur sloten volledig aan bij mijn leerdoelen. Zowel Frits als Floris hadden een open houding die mij op mijn gemak stelde. Tijdens het oefenen van de praktijksituaties had ik niet het idee bekeken te worden. Iedereen werd in zijn waarde gelaten. Het telefonische intakegesprek wat ik voorafgaand aan de training met Frits heb gevoerd vond ik een zeer duidelijk gesprek, waarbij ingegaan werd op de inhoud van de training. Verrassend om te horen dat er gewerkt werd met een acteur, spannend ook, maar verhelderend om te horen hoe dat in de praktijk gaat. Vooraf dit te weten is beter dan er mee geconfronteerd te worden. Verder vond ik de volgende woorden van toepassing op de training: Duidelijk, Inspirerend, Kan ik wat mee, Nuttig, Positief verrast, Kundig, Meer van dit, Precies goed, Zet me op scherp. De daadwerkelijke opbrengst van deze training zal voor mij zijn dat ik op een verbeterde manier feedback ga geven. Ik heb inzicht gekregen over hoe feedback overkomt bij de ander. Ook de oefensituaties hebben mij inzicht gegeven en ik weet waar mijn verbeterpunten liggen. Ik zal mij beter voorbereiden op het geven van feedback en mijn doel helder maken. "
4/5
"Ik vond de workshop Feedback geven inspirerend, ik was positief verrast en ik kan er wat mee. De opzet van het programma sprak mij aan, er werd goed ingespeeld op de individuele behoefte; tegelijkertijd bleef het interessant voor alle deelnemers. De training legde een duidelijke link naar mijn praktijk en heeft mijn kennis-/vaardighedenniveau in sterke mate verhoogd. Wat ik geleerd heb en in de praktijk ga inbrengen is meer vanuit mijn gevoel feedback geven. Trainer Bastiaan was zeer enthousiast en geloofwaardig en ging goed om met vragen en discussie"
4.5/5
"Ik vond het zeer duidelijk en effectief uitgelegd en geen warrig gepraat met powerpointslides. Er werd echt iets verteld en uitgelegd. Trainer Marja heeft een prettige manier van communiceren, rustig, duidelijk, geeft ruimte voor gesprek, vat goed samen, eigenlijk voortdurend bezig met feedback geven en vragen. Ik hoop dat ik met deze workshop beter in staat ben om mijn antwoorden in e-mails en gesprekken beter en volledig te formuleren."