Nu we voornamelijk vanuit huis werken hebben we in videobellen de manier gevonden om in contact te blijven met elkaar. Maar hoe voer je een slecht nieuws gesprek via Team, Zoom of Skype? Wat zijn de overeenkomsten met een life slecht nieuws gesprek, en wat de verschillen? Wellicht is dit actueel voor je omdat je in de voorspelde economische crisis mensen zult moeten ontslaan. Mogelijk kan dat als gevolg van de RIVM-richtlijnen niet anders dan via een videobellen. Belangrijk dus om even stil te staan op de impact die de wijze van afscheid nemen heeft, niet alleen op de persoon die slecht nieuws krijgt maar ook op de rest van de organisatie. We weten dat dit grote gevolgen kan hebben waardoor onrust kan ontstaan met alle gevolgen van dien. Dat wil je liever voorkomen.

Bijsluiter: De maatregelen om Corona verspreiding te voorkomen veranderen met de week. Wij vinden dan ook dat je alles op alles moet zetten om een slecht nieuws gesprek in een fysieke ontmoeting te voeren.  Dat is beter dan videobellen. Videobellen is dan weer beter dan bellen of mailen – wat helaas schijnt te gebeuren.

Kenmerken van het slecht nieuws gesprek

Slecht nieuws is nooit leuk. Niet om te brengen en ook niet om te ontvangen. Hoe zakelijk de inhoud ook kan zijn, de boodschap raakt meestal toch een emotionele snaar. Dit laatste is niet alleen het geval bij de ontvanger in het slechte nieuws gesprek maar ook bij de brenger. Stel je maar voor dat jij als leidinggevende een slecht nieuws gesprek moet voeren met jouw medewerker en eigenlijk sta jij als persoon niet achter die boodschap. De hoofddirectie heeft bijvoorbeeld iets besloten waar jij het niet mee eens bent maar uit hoofd van jouw functie hoort het bij jouw taak om het beleid uit te voeren. Of jij weet wat de consequenties voor de medewerker zijn en dat raakt jou als persoon.

Het slecht nieuws gesprek bevat altijd een vervelende boodschap, ernstig of minder ernstig. Dat kan variëren van het niet honoreren van een door de medewerker aangevraagde vakantieperiode, geen promotie of salarisverhoging toekennen, het niet doorgaan van een geplande opleiding tot aan ontslag.

Valkuilen voorkomen

Er zijn nogal wat valkuilen bij het voeren van een slecht nieuws gesprek:
1. Uitstellen.
2. Schriftelijk meedelen.
3. Het slechte nieuws minder erg maken dan het is.
4. De “hang yourself” methode toepassen: “Wat denk je zelf dat er aan de hand is?”
5. De medewerker geen gelegenheid geven stoom af te blazen.
6. Jezelf gaan rechtvaardigen.
7. Vooraf geen rekening houden met de mogelijke soorten reacties van de medewerker:

• Agressie: de medewerker is boos en wordt agressief.
• Verdediging: de medewerker gaat zichzelf verdedigen.
• Ontkenning: de medewerker negeert de feiten.
• Berusting: de medewerker berust in het slechte nieuws.
• Herhaling: de medewerker vervalt in herhaling.

Het slecht nieuws gesprek in vier stappen

Stap 1. De klap uitdelen:

• Begin het gesprek meteen met het zo duidelijk mogelijk meedelen van het slechte nieuws. Bijvoorbeeld: “Ga maar even zitten want ik heb je wat te vertellen waar je niet blij van wordt. In verband met de reorganisatie komt jouw functie te vervallen en zullen we je moeten ontslaan.”
• Vooraf heb je die boodschap voor jezelf al duidelijk geformuleerd!
• Over de boodschap – het slechte nieuws – valt niet te onderhandelen!

Stap 2. Stoom af laten blazen:

• Je geeft de medewerker (veel!) ruimte om stoom af te blazen.
• De medewerker kan boos, verdrietig, hysterisch maar ook rustig reageren of in discussie willen treden.
• Wat de reactie van de medewerker ook is, jij gaat er niet tegen in. Je reageert niet anders dan de medewerker aan te blijven kijken en je mond te houden.
• Stoom af blazen kan voor je gevoel lang duren. Jij wacht net zo lang totdat je echt merkt dat de medewerker klaar is (hij/zij is rustiger geworden, stopt echt met praten, kijkt je weer aan of vraagt vervolgens om de reden en je merkt dat er naar je geluisterd wordt).
• Wanneer je bij de reactie van de medewerker weinig of geen emotie bespeurt, of de medewerker probeert je met discussie te verleiden om over het slechte nieuws te onderhandelen, wil jij juist wel dat de medewerker in de emotie gaat zitten. Je kunt dit bereiken door niet in te gaan op de inhoud van wat de medewerker zegt maar in plaats daarvan de medewerker te vragen: “Wat doet dit slechte nieuws met je?” Op deze manier geef je de medewerker alsnog de gelegenheid om stoom af te blazen.

Stap 3. Argumenten of redenen presenteren:

• Pas nadat de medewerker alle ruimte heeft gehad stoom af te blazen motiveer je het besluit.
• Zorg dat je zakelijk blijft.
• Verzacht het slechte nieuws niet.
• Doe geen toezeggingen die je toch niet na kunt komen.

Stap 4. Nazorg:

Afhankelijk van het verloop van het slecht nieuws gesprek geef je nazorg.

• Indien een realistische oplossing voorhanden is, presenteer deze.
• Wanneer de ander om een oplossing vraagt, stimuleer en inspireer hem/haar om zelf een oplossing te zoeken (stel open vragen). Nog beter is het hiervoor een aparte afspraak te maken.
• Bij ontslag, neem op een later moment op een respectvolle wijze afscheid.

Valkuilen bij nazorg zijn:

• Het gevoel hebben dat jij verantwoordelijk bent voor de gevolgen van het slechte nieuws voor de medewerker.
• Het gevoel hebben dat je de medewerker moet helpen met het oplossen van het probleem dat ontstaat door het slechte nieuws. Jij kan het namelijk niet oplossen, hooguit kun je de medewerker helpen door hem/haar te stimuleren zelf oplossingen te bedenken of het slechte nieuws te aanvaarden.
• Toezeggingen doen die je niet kunt nakomen.
• De ander het idee geven dat over het slechte nieuws alsnog kan worden onderhandeld.
• Aan de ander vertellen dat jij het ook een stomme beslissing vindt maar dat je geen keus hebt.

Extra opletten bij videobellen

Je fysieke expressie is altijd al belangrijk bij het overbrengen van de boodschap. Tijdens videobellen is je gezichtsuitdrukking indringender dan tijdens een life gesprek. Daarbij komt dat wat je uitstraalt vooral door de ander gezien wordt en veel minder gevoeld. Dat kan leiden tot discrepantie in dat wat je zegt en wat je uitstraalt. Vaak als gevolg van de spanning die het gesprek met zich meebrengt. Hierdoor kan de ander zich onheus bejegend voelen en daardoor het slechte nieuws niet goed ontvangen. Wees dus bewust van je fysieke expressie en hoe die als gevolg van stress ongewenst veranderen kan. Vooraf oefenen in het brengen van het slechte nieuws en je bewust worden van een congruente uitstraling helpt!

Fasen van rouwverwerking

Hou er rekening mee dat de ander het slechte nieuws moet verwerken. Het verwerken van slecht nieuw kan kort en lang duren, maar volgt meestal de fasen van rouwverwerking. Deze kenmerken zich door een fluctuatie in passief en actief gedrag. Dit heeft tijd nodig en het helpt in de verwerking om (met regelmaat) in contact te blijven met de ander.

Neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over de mogelijkheden.